{"id":2599,"date":"2017-03-16T21:50:00","date_gmt":"2017-03-16T21:50:00","guid":{"rendered":"https:\/\/uci.todosalaweb.com\/?p=2599"},"modified":"2026-03-09T21:50:46","modified_gmt":"2026-03-09T21:50:46","slug":"que-son-y-como-se-construyen-las-lineas-base-de-la-direccion-y-gestion-de-proyectos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/uci.ac.cr\/en\/2017\/03\/16\/que-son-y-como-se-construyen-las-lineas-base-de-la-direccion-y-gestion-de-proyectos\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 son y c\u00f3mo se construyen las L\u00edneas Base de la Direcci\u00f3n y Gesti\u00f3n de Proyectos?"},"content":{"rendered":"

El concepto de l\u00edneas base es de suma importancia en la direcci\u00f3n y gesti\u00f3n de proyectos, por lo cual un gerente de proyectos debe entenderlo y aplicarlo a plenitud si desea que sus proyectos sean exitosos.

Planificaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La probabilidad de realizar un proyecto exitoso se incrementa considerablemente mediante la planificaci\u00f3n y el control. Quienes han participado en un proyecto saben que es virtualmente imposible realizarlo exitosamente si antes no se planifica, se ejecuta lo planificado y se controla que se ejecute lo planificado.<\/p>\n\n\n\n

Pretender ejecutar el proyecto sin un plan, ser\u00eda dif\u00edcil y desgastante ya que obligar\u00eda a estar continuamente improvisando. Ser\u00eda como tratar de llegar hasta un lugar desconocido sin contar con un mapa. A\u00fan con un plan, pretender ejecutarlo sin controlarlo nos obligar\u00eda a depender del azar para garantizar que el plan se sigue y que no surgen situaciones no previstas que obligan a ajustarlo. Ser\u00eda como llevar el mapa guardado y no utilizarlo para saber si vamos bien o si estamos totalmente perdidos.<\/p>\n\n\n\n

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De lo anterior, se desprende la necesidad de contar con alguna gu\u00eda que nos permita establecer nuestra ruta en el mapa y una vez establecida dicha ruta, determinar en cualquier momento nuestra ubicaci\u00f3n, y si vamos por donde deber\u00edamos o no. Surge as\u00ed la necesidad de tener puntos de referencia que nos permitan una comparaci\u00f3n para efectos de control.<\/p>\n\n\n\n

L\u00edneas base<\/h3>\n\n\n\n

Estos elementos comparativos se denominan en la direcci\u00f3n y gesti\u00f3n de proyectos como l\u00edneas base, elementos desarrollado durante la planificaci\u00f3n que nos permiten establecer \u201cla ruta\u201d a seguir para realizar el proyecto y alcanzar sus objetivos. Una vez establecidas las l\u00edneas base nos permite determinar en cualquier momento si estamos siguiendo el plan o no y que tanto nos desviamos de este, y, por ende, que tanto nos alejamos del cumplimiento de las metas u objetivos del proyecto.

Debe anotarse en este punto que, para tener un proyecto exitoso, no basta exclusivamente con contar con l\u00edneas base. Aunque son un componente indispensable, es necesario saber detalladamente qu\u00e9 tenemos que hacer, c\u00f3mo lo haremos, cu\u00e1nto tardaremos, cu\u00e1nto nos costar\u00e1, qu\u00e9 recursos utilizaremos, c\u00f3mo garantizaremos que la informaci\u00f3n fluya adecuadamente. Es, adem\u00e1s, indispensable establecer c\u00f3mo minimizaremos los efectos potenciales de las amenazas y c\u00f3mo maximizaremos los efectos de las oportunidades, qu\u00e9 bienes o servicios ser\u00e1 necesario adquirir, como gestionaremos a los distintos participantes en el proyecto, establecer cu\u00e1les ser\u00e1n los elementos que permitir\u00e1n evaluar si el proyecto fue exitoso. Y, finalmente, integrar todos los esfuerzos y componentes para realizar el proyecto de la forma m\u00e1s eficiente.

Los aspectos mencionados corresponden a la gesti\u00f3n del alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, interesados, calidad e integraci\u00f3n, \u00e1reas del conocimiento establecidas por el Project Management Institute (PMI) en su compendio de buenas pr\u00e1cticas para la administraci\u00f3n de proyectos conocido como la Gu\u00eda de Fundamentos para la Direcci\u00f3n de Proyectos (Gu\u00eda del PMBOK\u00ae).

Tres de estas \u00e1reas del conocimiento que son desarrolladas en este art\u00edculo, son posiblemente los aspectos m\u00e1s visibles en los proyectos: alcance, tiempo y costo. Estas \u00e1reas son complementadas por las otras \u00e1reas del conocimiento con la finalidad de gestionar exitosamente los proyectos.<\/p>\n\n\n\n

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Alcance<\/h3>\n\n\n\n

Seg\u00fan el PMI (2013), la administraci\u00f3n del alcance incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. La administraci\u00f3n del alcance se complementa con la administraci\u00f3n del tiempo, que incluye los procesos para garantizar que el proyecto sea finalizado a tiempo, y la administraci\u00f3n del costo, que incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto se realice seg\u00fan el presupuesto aprobado.

Por ejemplo, supongamos que se nos asigna la direcci\u00f3n del proyecto de dise\u00f1o, construcci\u00f3n y puesta en operaci\u00f3n de una planta industrial. \u00bfQu\u00e9 necesitamos para hacer el plan de este proyecto y mejorar nuestras probabilidades de tener un proyecto exitoso? En primera instancia es necesario determinar claramente qu\u00e9 es lo que tenemos que hacer, necesitamos establecer los requerimientos del proyecto, por ejemplo: el terreno donde se debe construir, dimensiones espaciales de la planta y sus componentes, cantidad de usuarios, flujos y relaciones entre los espacios, aspectos regulatorios internos y externos aplicables, servicios y sistemas requeridos, futuras ampliaciones, etc.

En adici\u00f3n a los requerimientos, es recomendable desarrollar un documento donde se establezca la descripci\u00f3n detallada del proyecto y en el cual se defina expl\u00edcitamente lo que forma parte del proyecto, y lo que no forma parte de este. Por ejemplo, en nuestro caso el proyecto podr\u00eda incluir la planta industrial con su zona de recepci\u00f3n de materia prima, \u00e1rea de proceso y almacenaje de productos terminados, circulaciones, patios de maniobra, calles de acceso, infraestructura de apoyo y caseta de vigilancia y control; mientras que el edificio administrativo y sus estacionamientos podr\u00edan estar excluidos del alcance para ser realizados en una fase futura.

Por otra parte, es necesario establecer en este documento los criterios de aceptaci\u00f3n de los distintos componentes del proyecto y las restricciones existentes, por ejemplo: que el proyecto deber\u00e1 estar concluido para una fecha espec\u00edfica, no podr\u00e1 superar un cierto monto y deber\u00e1 satisfacer plenamente los requerimientos funcionales de los usuarios de la planta industrial para lograr las metas estrat\u00e9gicas de la organizaci\u00f3n. Finalmente, resulta conveniente establecer los supuestos, es decir aspectos que se asumen como ciertos durante la planificaci\u00f3n del proyecto pero que podr\u00edan no serlo y que deber\u00e1n a futuro ser confirmados para evaluar su validez. La funci\u00f3n principal de este documento, llamado Enunciado del Alcance del Proyecto (EAP)<\/strong>, es establecer claramente y sin ambig\u00fcedades qu\u00e9 es lo que se realizar\u00e1 en el proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Estructura de Desglose de Trabjo<\/h3>\n\n\n\n

Una vez establecido lo que se realizar\u00e1 en el proyecto, para efectos de un mejor entendimiento, facilidad en la estimaci\u00f3n y posteriormente en el control, es necesario subdividir los distintos componentes del proyecto en componentes m\u00e1s peque\u00f1os. Esto es realizado mediante una t\u00e9cnica conocida como descomposici\u00f3n, y queda plasmado en la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).<\/p>\n\n\n\n

La EDT es una representaci\u00f3n gr\u00e1fica del alcance del proyecto, es una estructura de \u00e1rbol donde en cada nivel se subdivide el elemento del nivel superior en sus elementos componentes. La subdivisi\u00f3n se realiza hasta que se alcance el nivel de paquete de trabajo, es decir el nivel en el cual es posible planificar y controlar el elemento.<\/p>\n\n\n\n

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La funci\u00f3n de la EDT es descomponer el proyecto en elementos suficientemente peque\u00f1os como para ser planificados y controlados; asimismo, establecer cuales componentes deben irse realizando para completar un entregable determinado y el proyecto como la suma de sus entregables. Debe notarse que la EDT no es una lista de actividades, m\u00e1s bien tiene una orientaci\u00f3n a elementos tangibles a producir en el proyecto, conocidos como entregables, tal como se ha mencionado. Las actividades necesarias para realizar un paquete de trabajo de la EDT se establecen en otro proceso, tal como se explica m\u00e1s adelante.

Para nuestro ejemplo de la planta industrial, la EDT podr\u00eda contar en sus niveles superiores con componentes tales como: Estudios Preliminares, Dise\u00f1o, Construcci\u00f3n, Puesta en Operaci\u00f3n, Gesti\u00f3n de Proyectos, etc. A su vez estos componentes podr\u00edan ser subdivididos a\u00fan m\u00e1s. Tomemos por ejemplo el componente Dise\u00f1o, este podr\u00eda subdividirse en Dise\u00f1o Conceptual, Dise\u00f1o Esquem\u00e1tico, Planos Constructivos y Especificaciones T\u00e9cnicas. De esta forma se continuar\u00eda la descomposici\u00f3n hasta que se alcance un nivel en el cual los componentes puedan ser estimados en funci\u00f3n de sus actividades correspondientes, es decir que se pueda establecer cu\u00e1les recursos y de qu\u00e9 tipo ser\u00e1n requeridos, cu\u00e1nto tiempo se requerir\u00e1 para realizarlos, cu\u00e1l ser\u00eda el costo asociado, etc.

Dado que los componentes en la EDT t\u00edpicamente se describen en forma muy general, es necesario ampliar su descripci\u00f3n para que exista un entendimiento claro de lo que corresponde a cada componente, lo cual ayuda a que el resultado esperado corresponda exactamente con lo que se necesita. Este trabajo es realizado por medio del Diccionario de la EDT (DEDT). Algunos elementos que pueden incluirse en el DEDT son: descripci\u00f3n detallada del componente, c\u00f3digo, responsable, hitos aplicables, actividades asociadas, criterios de aceptaci\u00f3n, referencias t\u00e9cnicas, entre otros.

En el caso de la planta industrial, por ejemplo, el DEDT del componente Planos Constructivos podr\u00eda establecer que se trata de planos arquitect\u00f3nicos, estructurales, el\u00e9ctricos, mec\u00e1nicos y diagramas de instrumentaci\u00f3n y proceso. Podr\u00eda establecerse, adicionalmente, que se trata de cinco juegos impresos de planos pero que tambi\u00e9n deber\u00e1 contarse con los archivos electr\u00f3nicos del Modelo de Informaci\u00f3n de la Edificaci\u00f3n (BIM) en un formato espec\u00edfico, que dichos planos deben cumplir con los requisitos de las entidades regulatorias para recibir los permisos constructivos y de operaci\u00f3n, que el consultor l\u00edder ser\u00e1 el responsable de su elaboraci\u00f3n y control de versiones, y que deber\u00e1n estar listos para un fecha espec\u00edfica, la cual se constituye en un hito, ya que los permisos constructivos dependen de dicho paquete de trabajo.

Los tres elementos mencionados en los p\u00e1rrafos anteriores, a saber: el EAP, la EDT y el DEDT conforman la L\u00ednea Base del Alcance del Proyecto (LBAP). La LBAP le permite al equipo, durante la planificaci\u00f3n, definir cu\u00e1l es el alcance del proyecto, durante la ejecuci\u00f3n saber que es lo que debe realizarse y adicionalmente, permiten verificar y controlar que dicho alcance se este produciendo, tal como corresponde, para cumplir con los objetivos del proyecto, durante la ejecuci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Tiempo<\/h3>\n\n\n\n

Una vez definido el alcance del proyecto es necesario determinar su duraci\u00f3n esperada; asimismo, comparar dicha duraci\u00f3n esperada con la duraci\u00f3n requerida y realizar los ajustes necesarios para cumplir con los objetivos de tiempo del proyecto. Estos objetivos pueden incluir el requerimiento de finalizaci\u00f3n para una fecha en particular o tambi\u00e9n pueden incluir requerimientos de cumplimiento de fechas intermedias, fechas que representar\u00e1n hitos en el desarrollo del proyecto.<\/p>\n\n\n\n

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Para poder establecer la duraci\u00f3n del proyecto es necesario tomar los paquetes de trabajo, ubicados en los niveles inferiores de la EDT, y subdividirlos a\u00fan m\u00e1s en las actividades necesarias para realizarlos. Una vez establecidas todas las actividades ser\u00e1 necesario definir la secuencia en la cual ser\u00e1n realizadas. Dicha secuencia deber\u00e1 considerar aspectos particulares de la secuencia que t\u00e9cnicamente tiene m\u00e1s sentido, por ejemplo: realizar el armado y colado de las fundaciones previo a la erecci\u00f3n de las estructuras, considerar los tiempos necesarios para que el concreto adquiera la resistencia m\u00ednima necesaria para tomar sus cargas de trabajo, etc.<\/p>\n\n\n\n

Una vez establecida la secuencia tenemos que determinar cuales ser\u00e1n los recursos que se requerir\u00e1n para completar las actividades, se deber\u00e1 considerar su disponibilidad, productividad y costo, aspecto que ser\u00e1 ampliado m\u00e1s adelante. Seguidamente, con base en los recursos se deber\u00e1 calcular la duraci\u00f3n de las actividades considerando el rendimiento de los recursos y la magnitud de la tarea por realizar. Para finalizar, toda esta informaci\u00f3n se consolida en el cronograma del proyecto, donde se establece la secuencia en la cual ser\u00e1n realizadas las actividades, sus fechas de inicio, finalizaci\u00f3n y la duraci\u00f3n del proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Se debe notar que estos pasos se desarrollan normalmente de forma iterativa hasta que sea posible cumplir con los requerimientos de tiempo del proyecto, los cuales quedan establecidos en el cronograma. Una vez que se cuenta con el cronograma que permite cumplir con los objetivos del proyecto y que es aprobado por los interesados, este se define como el Cronograma L\u00ednea Base (CLB). El CLB ser\u00e1 el elemento comparativo para administrar el tiempo en el proyecto, asimismo, para determinar el progreso y desempe\u00f1o e inclusive para realizar proyecciones de si un hito o la fecha planificada de finalizaci\u00f3n del proyecto, podr\u00e1n ser alcanzadas, seg\u00fan lo que se hab\u00eda planificado.<\/p>\n\n\n\n

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Para el ejemplo de la planta industrial el CLB establecer\u00eda las fechas de inicio y finalizaci\u00f3n de cada actividad, asimismo, los hitos temporales relevantes, por ejemplo: finalizaci\u00f3n de los planos constructivos, obtenci\u00f3n de permisos de construcci\u00f3n, selecci\u00f3n de contratistas principales, inicio de las obras constructivas, finalizaci\u00f3n de las obras constructivas, finalizaci\u00f3n de la puesta en marcha, entrada en operaci\u00f3n de la planta industrial, entre otros.

Por otra parte, durante la ejecuci\u00f3n, el CLB se utilizar\u00eda para evaluar el progreso del proyecto y establecer razonablemente mediante proyecciones si ser\u00e1 posible cumplir los objetivos de tiempo del proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Costo<\/h3>\n\n\n\n

Como se mencion\u00f3, cuando se establecen los recursos necesarios para desarrollar las actividades, se establece el costo de los mismos. Adicionalmente, se deben calcular todos los costos necesarios para realizar cada una de las actividades necesarias para crear los paquetes de trabajo incluyendo los costos de recursos humanos, materiales, equipos, etc. Seguidamente los costos de los paquetes de trabajo son agregados para determinar el costo total del proyecto, estos costos deben incluir costos directos y costos indirectos y cualquier costo necesario para completar todo el alcance del proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Finalmente, los costos aprobados por unidad de tiempo, en concordancia con el CLB, son sumados para obtener el costo total del proyecto con lo cual se obtiene el Presupuesto L\u00ednea Base (PLB). El PLB se calcula de forma acumulada en el tiempo y se puede representar de forma gr\u00e1fica obteniendo generalmente una forma caracter\u00edstica muy similar a la letra ese, por lo cual se le conoce com\u00fanmente con el nombre de la \u201ccurva S\u201d.<\/p>\n\n\n\n

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En el ejemplo que hemos venido desarrollando, el PLB nos permitir\u00eda saber de antemano cuales ser\u00edan los gastos mensuales programados para el proyecto, los cuales pueden cotejarse con la disponibilidad de flujo de caja, asimismo, durante la ejecuci\u00f3n nos permitir\u00e1n determinar si estamos gastando m\u00e1s, menos o exactamente lo planificado para el nivel de avance o progreso que presentan las actividades del proyecto, y de esta forma evaluar si las metas en t\u00e9rminos de costo del proyecto podr\u00e1n ser alcanzadas.

N\u00f3tese que en adici\u00f3n a los usos descritos hasta ahora para las l\u00edneas base, estas son un elemento indispensable para la administraci\u00f3n de los cambios en el proyecto, ya que cuando se aprueben cambios al plan del proyecto, estos deber\u00e1n verse reflejados en las correspondientes l\u00edneas base.<\/p>\n\n\n\n

Calidad<\/h5>\n\n\n\n

Otro elemento que debe planearse y establecerse claramente corresponde a los requisitos de calidad del proyecto, los cuales, seg\u00fan el PMI (2013), incluyen las pol\u00edticas, objetivos y responsabilidades necesarios para garantizar que el proyecto cumpla con los objetivos para los cuales fue iniciado. Es necesario establecer que normas, patrones, especificaciones y procedimientos deber\u00e1n cumplirse para garantizar los objetivos de calidad. Obs\u00e9rvese que la gesti\u00f3n de la calidad aplica tanto para los productos del proyecto como para la direcci\u00f3n y gesti\u00f3n del mismo.

Para nuestro ejemplo, las m\u00e9tricas de calidad, es decir, definiciones operacionales que describen espec\u00edficamente un atributo de los productos o del proyecto y como este atributo ser\u00e1 medido, podr\u00e1n incluir desde aspectos como resistencia de materiales como concreto y acero, hasta requerimientos de acabados, planicidad de pisos, nivelaci\u00f3n, espesor de capas de pintura, o requerimientos de desempe\u00f1o, por ejemplo cantidad de luz por unidad de \u00e1rea a una cierta altura o rango de temperatura aceptable, y requerimientos de administraci\u00f3n de proyectos, como porcentaje m\u00e1ximo aceptable de desviaci\u00f3n en el cronograma o presupuesto.

C\u00f3mo se puede notar de lo expuesto, las l\u00edneas base aunadas a las m\u00e9tricas de calidad y complementadas por elementos de todas las \u00e1reas del conocimiento, son la fundaci\u00f3n sobre la cual se erige el plan de proyecto. Estas l\u00edneas base se convertir\u00e1n en la esencia del mapa de ruta que le permitir\u00e1 al gerente de proyecto desarrollar un plan completo, razonable y realizable para garantizar el \u00e9xito del proyecto. Posteriormente, durante la ejecuci\u00f3n del proyecto las l\u00edneas base ser\u00e1n utilizadas como gu\u00eda y para evaluar el grado en el cual se est\u00e1 siguiendo el plan e impl\u00edcitamente que tan cerca o lejos nos encontramos de nuestra meta de desarrollar un proyecto exitoso.<\/p>\n\n\n\n

Por Ing. Carlos Brenes Mena, MAP, PMP<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Facilitador del Seminario de Graduaci\u00f3n en el Programa de Maestr\u00eda en Administraci\u00f3n de Proyectos de la Universidad para la Cooperaci\u00f3n Internacional.

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